Assurer la sécurité des finances de votre entreprise

Bien que ce ne soit pas toujours une priorité, la sécurité des finances de votre entreprise est l’une de vos responsabilités les plus importantes. En plus de vous assurer que vous pouvez continuer à gérer et à développer votre entreprise en douceur, cela vous fera également gagner du temps et de l’argent. Comment? En vous assurant de ne pas vous endetter ou devenir victime de fraude.

Assurer la sécurité des finances de votre entreprise

Assurer la sécurité des finances de votre entreprise protège votre image. Par exemple, si un pirate informatique était en mesure d’accéder aux informations de carte de crédit de votre client, cela ne vous présenterait pas sous un jour favorable.

Heureusement, assurer la sécurité des finances de votre entreprise n’est pas aussi compliqué ou accablant que vous pourriez le croire si vous prenez les 10 étapes suivantes.

Choisissez la bonne structure d’entreprise.

«L’une des décisions les plus importantes que vous prendrez en tant qu’entrepreneur est la structure d’entreprise que vous choisirez», écrit Miranda Marquit dans un précédent article de Due. «Cela peut avoir des implications fiscales, et la façon dont vous préparez vos impôts peut avoir un impact sur le montant d’argent dont vous disposez après que l’Oncle Sam ait pris sa part.»

De plus, avoir la bonne structure d’entreprise peut protéger vos finances. Plus précisément, il offre une protection des actifs afin que votre patrimoine personnel soit protégé contre les passifs commerciaux. Par exemple, si quelqu’un a glissé sur la glace en entrant dans votre entreprise, vous n’êtes pas personnellement responsable et il ne peut donc pas s’attaquer à des biens comme votre maison.

Pour vous assurer de sélectionner la bonne entité pour votre entreprise, vous devez vous tourner vers des experts tels que votre comptable, votre avocat ou vos conseillers en affaires – vous pouvez utiliser la Small Business Association pour trouver une assistance locale.

Les types de structures d’entreprise les plus courants.

• Entreprise individuelle: «C’est la valeur par défaut pour la plupart des entreprises», ajoute Miranda. « Vous et votre entreprise n’êtes pas séparés à des fins fiscales ou à des fins de responsabilité. » En d’autres termes, si vous étiez poursuivi en justice, l’autre partie pourrait s’en prendre à vos biens personnels.
• LLC ou un type de partenariat: S’il y a plus d’un propriétaire, vous pouvez opter pour un partenariat ou une LLC. Une société en nom collectif partage tout à égalité, tandis qu’une société en commandite est celle où un propriétaire contrôle les opérations, tandis que l’autre contribue et reçoit une partie des bénéfices. Une LLC est un hybride où vous pouvez bénéficier des avantages fiscaux d’un partenariat tout en limitant la responsabilité personnelle.
• S-Corp.: «De nombreux entrepreneurs apprécient cette structure d’entreprise car c’est une« pass-through »où l’entreprise elle-même n’est pas imposée», explique Miranda. «Cependant, vous devez maintenir la masse salariale et vous donner un salaire.»
• C-Corp.: «Lorsque vous vous organisez de cette façon, il y a des avantages, mais votre entreprise paie aussi des impôts et vous payez des impôts sur vos propres revenus», ajoute Miranda.

Quelle que soit l’entité que vous sélectionnez, assurez-vous de respecter les règles. Le moyen le plus simple d’y parvenir est de séparer vos finances personnelles et professionnelles. Lorsque vous le faites, vous ne reconstituez pas le voile corporatif – cela signifie utiliser votre carte de crédit professionnelle pour refaire la salle de bain de votre maison.

Soyez assuré.

Quelle que soit la taille de votre entreprise, l’assurance n’est pas négociable. Après tout, cela vous protégera contre les imprévus et limitera les risques liés à l’exploitation d’une entreprise. Plus important encore, il protégera vos finances en protégeant vos actifs.

Au minimum, votre entreprise doit appliquer les politiques suivantes:

• L’assurance des biens protégera votre propriété et votre inventaire des dommages causés par des calamités comme un incendie ou une inondation.
• L’assurance responsabilité civile professionnelle offre la responsabilité professionnelle si quelqu’un vous poursuit.
• L’assurance responsabilité civile générale couvrira les frais médicaux si quelqu’un se blesse sur votre propriété. Il peut également traiter les dommages matériels ainsi que la diffamation, la calomnie et la violation du droit d’auteur.
• L’assurance cybersécurité aide à prévenir la perte de données sensibles.
• L’assurance contre les accidents du travail protégera votre entreprise et vos employés en cas de préjudice au travail.

De plus, vous voudrez peut-être avoir une police d’assurance-vie pour vous-même. C’est plus vrai si vous avez une famille. La dernière chose que vous voudriez est de les laisser les mains vides dans le cas du pire des cas.

Vérifiez régulièrement votre rapport de solvabilité et votre activité bancaire.

«Le gouvernement des États-Unis demande aux trois principaux bureaux de crédit, Equifax, Experian et TransUnion, de fournir une copie de votre rapport de crédit sans frais une fois par an», écrit Eric Rosenberg d’Investor Junkie. « Le site Web officiel approuvé par le gouvernement pour vos rapports de solvabilité gratuits est annualcreditreport.com. »

«Sachez que vous n’êtes pas obligé d’obtenir les trois rapports de solvabilité en même temps», ajoute Eric. «La meilleure option est d’en vérifier un tous les quatre mois afin de ne jamais passer une année complète sans examiner votre rapport de solvabilité. Par exemple, vous pouvez consulter Experian en janvier, Equifax en mai et TransUnion en septembre chaque année. »

Eric suit un calendrier comme celui-ci depuis 2007. «Si vous constatez une activité suspecte ou des erreurs, déposez immédiatement un litige auprès du bureau d’évaluation du crédit.»

Vous pouvez également vous inscrire à une surveillance de crédit gratuite pour suivre les problèmes en temps réel pour vous.

De plus, vous devriez également garder un œil sur votre compte courant. C’est l’un des meilleurs moyens d’être au courant de toute activité frauduleuse possible. Selon une enquête de Lexington Law, 36% des Américains ont déclaré qu’ils révisaient leur compte courant tous les jours, tandis que 30% le faisaient une fois par semaine.

Vérifiez les dépenses d’exploitation de votre entreprise.

Un moyen simple de ne pas se priver de la toux en faisant grimper les coûts commerciaux, les écarts ou la fraude consiste à examiner fréquemment vos dépenses professionnelles. De préférence, vous le feriez tous les mois afin de pouvoir éliminer tous les problèmes dans l’œuf. Pour commencer, assurez-vous que vous:

• Suivez les frais associés aux cartes de crédit ou aux services de facturation.
• Suivez les services, tels que les fournisseurs de services publics ou professionnels, pour vous assurer que vous obtenez le meilleur tarif ou s’ils peuvent être réduits.
• Évaluez vos achats de stocks.
• Gardez un œil sur la paie et les dépenses des employés comme les déplacements et la petite caisse.

Protégez vos actifs numériques.

J’espère que personne ne prend cela personnellement. Mais comment se fait-il qu’au 21e siècle, nous devions encore nous rappeler, ainsi qu’aux membres de l’équipe, l’importance de la cybersécurité? Là encore, 43% des cyberattaques visaient de petites entreprises et seulement 14% étaient en préparation.

Dans cet esprit, assurez-vous de couvrir les bases ici. Je parle de choses comme:

• Sécuriser votre serveur en mettant en place un pare-feu.
• Crypter vos données et les sauvegarder sur le cloud.
• Utilisez des logiciels antivirus et malveillants pour contrecarrer les virus informatiques, les vers, les chevaux de Troie, les logiciels espions et les scarewares envoyés par e-mail et sites Web. Utilisez également un VPN lorsque vous voyagez.
• Ne cliquez jamais sur des liens ou des pièces jointes à moins que vous ne sachiez qu’ils sont légitimes.
• Assurez-vous que tous vos logiciels et systèmes d’exploitation sont à jour.
• Effacez toutes les données de vos gadgets lorsque vous les remplacez.
• Utilisez des « paraphrases » au lieu de « mots de passe ».
• Implémentez l’authentification multifacteur.
• Ne partagez jamais d’informations sensibles avec qui que ce soit à moins que vous ne sachiez qui ils sont.
• Limitez le nombre de personnes ayant accès aux informations financières de votre entreprise.

Protégez vos actifs physiques.

«La protection de vos informations numériques est un point discutable si vos espaces de bureau ou vos magasins physiques ne sont pas sécurisés», note Kate Rockwood pour la Chambre de commerce des États-Unis. Et vous pouvez le faire en:

• Assurez-vous que votre entreprise se trouve dans un quartier sûr. Vous devez également apprendre à connaître vos voisins afin de pouvoir vous surveiller les uns les autres.
• Mener des entretiens complets et des pratiques d’embauche. Il est recommandé d’utiliser « des vérifications des références, des vérifications des antécédents, des examens de caractère personnel et des rapports de police ».
• Investir dans un système de sécurité.
• Rendre votre espace physique peu attrayant pour le vol. Cela ne veut pas dire le laisser s’effondrer. Il s’agit plutôt de sécuriser les points d’entrée, d’installer des lumières extérieures et de faire des dépôts réguliers afin qu’il y ait moins de liquidités disponibles. Vous devez également numériser les enregistrements papier afin qu’ils ne soient accessibles que numériquement.

Avoir plusieurs flux de revenus.

Tout comme dans votre vie personnelle et vos investissements, vous devez diversifier vos revenus. Cela signifie avoir plusieurs façons différentes de gagner de l’argent au lieu d’être dépendant d’un seul revenu primaire. La raison en est que si vous perdez une source, vous en avez d’autres sur lesquelles vous appuyer.

Certaines idées seraient:

• Créer un blog et gagner de l’argent avec les affiliés.
• Devenir consultant en entreprise.
• Vendre un cours ou un webinaire.
• L’ajout de produits ou de services connexes à votre entreprise existante, comme si vous vendez des produits, offrez également des livres de cuisine.
• Idées de revenus passifs, comme les FPI, les prêts entre particuliers, la location de matériel ou la location d’espaces de bureaux inutilisés.

Même si vous ne pouvez pas créer de flux de revenus supplémentaires au travail, assurez-vous d’avoir une diversité de revenus à l’extérieur. Par exemple, vous pouvez lancer un concert parallèle pour compléter vos revenus jusqu’à ce que vous ayez atteint votre objectif financier.

Soyez créatif avec les options de financement.

La dette peut être inévitable pour les propriétaires d’entreprise. Mais cela peut être fastidieux lorsqu’il s’agit de cartes de crédit à intérêt élevé avec remboursement. Au lieu de cela, examinez des options plus favorables comme l’affacturage, le financement participatif ou la promesse de vos revenus futurs.

D’autres considérations consisteraient à obtenir un prêt SBA ou à attirer des investisseurs. Si vous n’en avez pas besoin, n’ayez pas peur de demander à vos amis ou à votre famille.

Construisez un fonds d’urgence.

Même si vous vous tenez au courant des tendances et des changements dans l’économie, vous ne savez jamais non plus quand une catastrophe se produira. La pandémie COVID-19 en est un exemple malheureux. Je ne pense pas que la plupart d’entre nous se rendaient compte à quel point cela serait dévastateur.

Bien que vous ne puissiez pas prédire tous les pires scénarios, vous devriez avoir un fonds d’urgence en attente. La règle générale est que vous économisez au moins trois à six mois de dépenses. Bien que cela ne résoudra pas tout, cela vous donnera une certaine marge de manœuvre au cas où vous auriez besoin de faire face à une urgence, comme une pièce d’équipement en panne ou un ralentissement économique.

Utilisez plusieurs banques et gardez votre argent en main.

«Tout le monde dit que vous devriez utiliser des gestionnaires de mots de passe, et vous devriez», a déclaré Atish Davda, PDG d’EquityZen. Forbes. « Mais, allez plus loin et utilisez différentes banques et cartes de crédit, donc même s’il y a un compromis avec une, vous ne perdrez pas tout. »

«Enfin, cela semble désuet, mais gardez un peu d’argent avec vous, à la maison et au bureau», suggère Atish. De cette façon, vous ne vous sentirez pas comme un millionnaire de papier qui ne peut pas payer un taxi pour aller à l’agence bancaire.

Crédit d’image: anna tarazevich; pexels; Merci!