Combien de temps devez-vous conserver les dossiers médicaux et les factures?

Les frais médicaux peuvent souvent représenter une part importante des dépenses que vous finissez par payer chaque mois, surtout si un membre de votre famille ou vous êtes confronté à une maladie aiguë qui prend une période prolongée à traiter. Les déplacements vers les cabinets de médecins et autres centres de traitement médical génèrent une quantité importante de factures et autres formalités administratives, qui prennent toutes de la place et sont difficiles à suivre. Lorsque vous combinez la facturation et les dossiers médicaux avec vos relevés d’hypothèque et les autres factures que vous recevez par la poste chaque mois, vous pourriez vous retrouver avec une montagne de paperasse à gérer. Cependant, vous n’avez pas nécessairement besoin de garder tous ces documents au fond de votre placard pour toujours. Combien de temps devez-vous conserver les dossiers médicaux et les factures? Regarde de plus près.

Raisons fiscales

L’une des raisons les plus importantes pour garder vos factures médicales à portée de main est à des fins fiscales. Les frais médicaux sont une déduction fiscale courante; les contribuables sont autorisés à déduire le montant du total des frais médicaux non remboursés admissibles pour l’année qui dépasse 10% de leur revenu brut ajusté. Si vous déduisez des frais médicaux dans votre déclaration de revenus au cours d’une année donnée, vous devez les conserver pendant une période prolongée. Dans le cas d’un audit IRS, vous devrez disposer de trois ans de dossiers fiscaux pour les auditeurs. Si vous stockez ces factures médicales non remboursées avec la déclaration de revenus où elles ont servi de déductions, il vous sera plus facile de faire face à tout audit auquel vous pourriez être confronté à l’avenir.

Objectifs de l’assurance

L’IRS n’est pas la seule organisation qui pourrait être intéressée par vos frais médicaux. Les compagnies d’assurance peuvent également demander des informations sur la facturation médicale, ainsi que sur la manière dont elle a été remboursée. Une fois que vous avez reçu un traitement et que vous en avez été facturé, gardez ces dossiers à portée de main pendant au moins un an, même si la compagnie d’assurance les a entièrement remboursés. Si la compagnie d’assurance décide ultérieurement de contester un remboursement médical, vous pouvez utiliser le relevé de facturation comme point de référence. De même, si vous êtes dans un différend concernant un remboursement prévu de frais médicaux, vous devez conserver des registres de facturation jusqu’à ce que ce différend soit résolu.

Dossiers médicaux

Au-delà des factures que vous recevez, même les traitements de retour dans les cliniques et les hôpitaux génèrent de nombreux dossiers médicaux. Vous devez prévoir de conserver vos dossiers indéfiniment. Les médecins peuvent avoir besoin d’une copie de ces dossiers médicaux de traitement plus tard pour diagnostiquer ou traiter une maladie future que vous rencontrez. De plus, si vous allez à l’école, pratiquez un sport ou vous inscrivez à un type de cours d’entraînement, vous devrez peut-être des éléments clés de vos dossiers médicaux, tels que des vaccinations, pour être éligible au programme. Les personnes qui choisissent d’entrer dans le service gouvernemental, comme dans l’armée, doivent souvent fournir des documents sur leurs antécédents médicaux pour s’enrôler ou servir.

Stockage des enregistrements

Les procédures médicales et les factures génèrent beaucoup de paperasse, vous aurez donc besoin d’un plan pour les stocker. Sinon, ils finiront par être un gâchis non organisé qui vous stresse chaque fois que vous cherchez une facture ou un dossier de traitement. Les factures non remboursées que vous demandez à titre de déductions doivent être conservées avec la déclaration de revenus correspondante sur laquelle elles ont été réclamées. De plus, vous devriez envisager d’organiser vos factures et dossiers médicaux par le fournisseur. Cela vous permettra de vérifier facilement comment vous êtes facturé d’une visite à l’autre, ainsi que de repérer les écarts. Cela simplifiera également toute recherche que vous devez effectuer pour trouver des informations médicales pour un fournisseur d’assurance ou une autre organisation.

Si vous n’avez pas rempli tous vos documents médicaux, et que c’est un gros gâchis en ce moment, prenez un peu de temps chaque semaine pour les trier et les organiser. Au fil du temps, vous serez en mesure de le classer proprement et de le gérer facilement. En plus d’organiser vos dossiers médicaux historiques, vous devez vous assurer que toute nouvelle facturation ou tout nouveau dossier médical que vous recevez sont rapidement classés dès que vous les recevez. Les classeurs sont un bon choix pour organiser et stocker ces documents. Vous pouvez les y conserver avec vos autres documents financiers et personnels importants. Vous pouvez également les emballer dans des bacs en carton clairement étiquetés.

Passer sans papier

Si l’espace ou l’encombrement est un problème pour vous, vous pouvez également jeter tous les papiers et passer au numérique. Les scanners sont peu coûteux et vous pouvez simplement numériser vos factures entrantes dans un fichier, puis déchiqueter la copie papier. Il faudra peut-être un peu plus de temps pour saisir vos anciens documents médicaux que vous avez laissés s’accumuler, mais vous devez de toute façon faire face à tout ce désordre tôt ou tard. Le fait d’avoir une copie numérique de vos dossiers facilite la recherche et la transmission à d’autres parties si nécessaire. Assurez-vous de créer et de mettre à jour régulièrement un fichier de sauvegarde, au cas où quelque chose arriverait à votre copie principale.

Gardez vos factures et dossiers médicaux organisés

Combien de temps devez-vous conserver les registres et les factures? La réponse est toujours «ça dépend». Cependant, vous allez devoir stocker ces informations pendant au moins un an, et certaines d’entre elles que vous voudrez peut-être ou devrez conserver indéfiniment. Faites un plan, trouvez de l’espace ou achetez un scanner, et mettez en ordre dès que possible toutes vos factures et dossiers médicaux.