9 façons de réduire les coûts lors de la gestion d’une entreprise

Ces derniers temps n’ont pas été faciles pour les entrepreneurs, surtout ceux qui sont propriétaires de petites entreprises. De nombreuses entreprises ont dû réduire leurs coûts en réduisant leurs opérations et en laissant partir une partie de leur personnel pour faire face aux changements économiques mondiaux. S’il vous a été difficile de maintenir vos revenus au même niveau que les années précédentes, sachez que vous n’êtes pas seul.

Façons de réduire les coûts tout en gérant une entreprise

1. Selon le fournisseur de services de paie OnPay, 32 % des petites entreprises s’attend à une baisse des revenus avec la montée de la pandémie, contre seulement 4% en 2019. Bien que l’économie soit toujours en train de se redresser, voici quelques stratégies éprouvées pour réduire immédiatement les coûts et rendre votre entreprise plus rentable.

Révisez votre budget annuel

De nombreux propriétaires d’entreprise adaptent des plans budgétaires prêts à l’emploi ou réutilisent leur budget des années précédentes lors de la planification de leur budget de l’année en cours. Cependant, le véritable art de la budgétisation consiste à effectuer des recherches approfondies et à créer un plan spécifique à vos besoins commerciaux uniques.

Chaque entreprise se construit différemment, donc ce qui fonctionne pour vos concurrents ou des entreprises similaires dans votre secteur peut ne pas fonctionner pour vous. En outre, beaucoup de choses peuvent changer sur le marché en un an (en particulier avec une pandémie mondiale), et vous pourriez découvrir que certains des éléments de votre plan budgétaire ne sont plus nécessaires ou pourraient être regroupés.

Examinez attentivement les dépenses que vous engagez dans votre budgétisation annuelle et les adapter à vos besoins actuels. Cela vous aidera à voir clairement où vous pouvez économiser sur les coûts à long terme.

Considérez les opportunités de partenariat

Si vous êtes propriétaire d’une petite entreprise, embaucher d’autres fournisseurs de services peut être une tâche difficile pour vous. Vous pourriez même être tenté d’essayer de concevoir vous-même vos ressources de marque ou de passer de longues heures à essayer de comprendre comment rédiger une meilleure copie pour votre site Web (nous sommes tous passés par là).

Ce pourrait être une meilleure solution de s’associer avec d’autres entreprises ou fournisseurs de services et d’échanger des services avec eux. Vous pouvez envisager de vous associer à un comptable, un spécialiste du marketing ou un coach d’affaires, par exemple, pour vous aider à atteindre vos objectifs. De cette façon, vous pouvez accéder à des services de qualité en échangeant votre temps et ce que vous faites le mieux. N’ayez pas peur de vous associer à des concurrents dans votre espace, car l’expérience pourrait être rentable et éducative.

Par exemple, lorsqu’un cabinet d’avocats basé en Floride a voulu s’introduire dans des affaires de responsabilité délictuelle de masse, il a fait équipe avec d’autres cabinets d’avocats pour faire le travail. Marc Anidjar, associé des cabinets d’avocats Anidjar & Levine, admet : «Du point de vue des coûts, l’agrégation de plusieurs avocats et la diversification des dépenses sont idéales pour l’avocat et, en fin de compte, pour le client également. » De plus, le déménagement a permis à l’entreprise d’économiser de l’argent et lui a permis d’apprendre d’autres professionnels de l’industrie.

Passez en revue vos paiements récurrents

Plus votre entreprise grandit, plus vous êtes susceptible de souscrire à des outils pour vos différents processus et équipes. Malheureusement, les outils marketing et les logiciels de gestion des flux de travail occupent souvent la plus grande partie de ces dépenses récurrentes que nous avons tendance à acheter puis à oublier.

Le coût cumulé de ces plates-formes est souvent stupéfiant, d’autant plus que beaucoup ne sont pas pleinement utilisées ou se chevauchent.

L’un des meilleurs moyens d’économiser sur les dépenses professionnelles est de revoir tous les abonnements et paiements récurrents de vos opérations. Si vous gérez une équipe plus importante, demandez aux responsables de votre service de vous fournir un rapport sur tous les outils et logiciels qu’ils utilisent. Demandez-leur d’inclure également leurs coûts et avantages. Vous découvrirez peut-être que certains d’entre eux remplissent la même fonction ou pourraient être résolus par un workflow plus complexe et un outil de gestion d’équipe acheté pour l’ensemble de l’entreprise.

Apportez plus d’automatisation

En tant que propriétaire d’entreprise, l’automatisation devrait être votre plus grand mantra. Cela nécessite une réflexion systémique pour identifier ce qui vaut la peine d’automatiser pour réduire les dépenses et économiser sur les coûts de main-d’œuvre, par opposition à ce qui ne fait qu’ajouter des processus inutiles à vos opérations quotidiennes.

Automatisation est plus un état d’esprit qu’une stratégie ponctuelle que vous devez adapter à la culture de votre équipe. Cela vous aidera à réduire le travail chargé, à économiser de l’énergie pour des actions à haute valeur ajoutée et à permettre des progrès plus rapides.

Des outils d’automatisation comme Zapier ou Monday peuvent synchroniser des plates-formes sur lesquelles vous perdriez du temps à sauter entre les deux. Les flux de formation et les supports d’intégration peuvent presque toujours être automatisés. Au moins, vous pouvez les automatiser dans une certaine mesure avec des manuels et des vidéos documentés pour les nouveaux membres de l’équipe. Pour les e-mails et autres extraits de communication que vous utilisez régulièrement, TextExpander est une excellente solution qui peut vous soulager d’une certaine charge de travail.

Mettez en avant les bons exemples d’automatisation dans vos équipes et faites-en une pratique régulière à revoir votre flux de travail et développer de nouvelles stratégies d’automatisation.

Frais par projet

Si vous travaillez avec des pigistes payés à l’heure, leurs frais mensuels peuvent atteindre des milliers de dollars chacun. Mais, essayez de regarder de près leurs livrables. Vous découvrirez peut-être que la plupart de leur temps est consacré à des révisions ou à de la documentation.

La plupart des livrables peuvent être structurés avec un taux fixe. Peu importe que vous payiez par mot pour votre rédacteur ou par projet pour un ensemble de services. De cette façon, vous pouvez anticiper les dépenses à l’avance et savoir à quoi vous attendre pour vous être livré. Être payé par le projet motivera également vos prestataires de services à se concentrer sur leur meilleur travail. Ils sont susceptibles de travailler plus efficacement que de demander plusieurs révisions et de passer du temps sur des détails inutiles.

Travaillez avec des stagiaires talentueux ou des personnes en transition de carrière

Les stagiaires, les employés débutants et les sous-traitants ne sont plus seulement de nouveaux diplômés tout droit sortis de l’université. Considérez que la personne moyenne changera de carrière entre cinq et sept fois au cours de sa vie professionnelle. Pour de nombreux travailleurs, cela signifie prendre un emploi plus débutant. Cela les aiderait à acquérir la formation et les compétences requises pour leur nouveau cheminement de carrière.

Si ces recrues potentielles ne possèdent pas toutes les compétences énumérées dans votre description de poste, ce n’est pas grave. Cependant, ils apportent probablement une expérience précieuse en gestion de projet et d’autres « compétences générales », ce qui ferait de chacun d’eux un excellent membre de l’équipe.

L’embauche de ces personnes est un autre moyen important d’aider votre entreprise à réduire ses coûts. Ils ne factureront pas autant qu’un professionnel chevronné le ferait. Et, ils pourraient même être plus motivés pour apprendre rapidement sur le tas.

Rendre le retour sur investissement public entre les divisions

Le retour sur investissement (ROI) est ce que vous devez en fin de compte maximiser lorsque vous vous efforcez d’économiser de l’argent et d’augmenter vos bénéfices. Malheureusement, ces données peuvent ne pas être disponibles pour vous auprès d’autres entreprises. Cependant, vous pouvez mettre en place un partage de connaissances au sein de votre propre entreprise, ou au sein de votre réseau de prestataires de services.

Disons que vous dirigez plusieurs équipes dans votre entreprise. Vous pouvez ensuite créer une visibilité sur le taux de ROI de différentes équipes ou projets marketing et commerciaux. De cette façon, vous verrez clairement quelles stratégies fonctionnent spécifiquement pour votre entreprise. Vous apprendrez également où vous devriez investir davantage d’efforts. De plus, cela vous aidera à comprendre ce que vous devez éliminer complètement de votre stratégie commerciale.

N’oubliez pas que certains projets peuvent avoir des rendements ou des avantages à long terme pour les employés qui ne sont pas aussi facilement quantifiables, mais qui sont tout aussi importants pour l’avenir de votre entreprise. L’idée n’est pas de dresser les équipes les unes contre les autres ou de diminuer l’importance des stratégies à long terme. Au lieu de cela, il s’agit de clarifier où vous investissez vos efforts et ce que vous en retirez.

Si vous êtes propriétaire d’une petite entreprise ou fournisseur de services, vous pouvez rencontrer d’autres entrepreneurs et échanger les meilleures pratiques pour apprendre les uns des autres. De cette façon, tout le monde peut réduire les coûts, tout le monde y gagne. Bien sûr, ce n’est pas grave si vous n’avez pas d’autres entrepreneurs de ce type dans votre réseau. C’est votre chance de commencer à établir des liens mutuellement bénéfiques.

Utiliser des stratégies de marketing alternatives

Maintenant que vous savez ce qui rapporte le plus d’argent à votre entreprise, vous pouvez envisager d’essayer une alternative stratégies marketing et partenariats. Nous vivons à l’ère des influenceurs où tout le monde est promoteur, podcasteur ou journaliste numérique. De nombreux influenceurs de petite et moyenne taille dans votre créneau seraient heureux de promouvoir votre marque. En échange, ces influenceurs accepteraient probablement des cadeaux ou simplement une opportunité de publication croisée.

Il existe également une pléthore de podcasts, de chaînes YouTube et d’autres médias indépendants qui recherchent en permanence des personnes comme vous pour fournir du contenu à leur public. Vous vous interrogez sur l’importance de ces nouveaux médiums ? Dave Thackeray, animateur de The Podcast Guy, stipule que « Le podcasting est engageant, crée un sentiment de confiance et fidélise la clientèle.

Vous pensez peut-être que votre entreprise n’est pas très intéressante ou connue ; en réalité, cela pourrait même s’avérer être votre avantage. Plus votre entreprise est de niche, plus elle est unique. Cela signifie qu’il sera plus facile d’accéder aux quelques canaux qui partagent du contenu spécifiquement sur ce que vous faites.

Les dépenses publicitaires numériques ne sont plus l’option la plus rentable en marketing. Cela est particulièrement vrai si vous êtes un fournisseur de services individuel ou un propriétaire de petite entreprise qui ne peut pas rivaliser avec les grandes entreprises. Au lieu de cela, pour réduire les coûts, vous feriez bien mieux de conquérir un océan bleu ou en partenariat avec des personnes qui partagent votre audience sans concurrencer votre offre.

Passez à distance ou réduisez la taille de votre espace de bureau

Le monde est devenu lointain. Établir un sentiment de communauté au sein de votre équipe est toujours la clé du bien-être des employés. Mais vous n’avez pas nécessairement besoin d’autant d’espace de bureau qu’auparavant. Selon une étude, « plus de 20 pour cent des la main-d’œuvre pourrait travailler à distance trois à cinq jours par semaine aussi efficacement que de travailler dans un bureau. Cela signifie que votre bureau a probablement beaucoup d’espace inutilisé et pourrait être réduit et peut-être transformé en un espace communautaire avec des « bureaux partagés ». Ceci, à son tour, pourrait aider votre entreprise à réduire considérablement ses coûts.

Si vous volez en solo ou avez une petite équipe, les espaces de coworking peuvent offrir une bien meilleure option pour toi. De plus, ces arrangements vous permettent de participer à des opportunités de réseautage et de promouvoir vos services. Les espaces de coworking ont gagné en popularité au fil des ans et il existe aujourd’hui plus de 26 000 espaces de coworking dans le monde. Beaucoup d’entre eux peuvent vous offrir une flexibilité d’emplacement, des boissons gratuites et des cabines d’appel insonorisées. De plus, ils peuvent également vous fournir des salles de réunion bien équipées. Ces chambres sont probablement meilleures que n’importe quel bureau privé que vous pourriez louer pour votre entreprise.

Si vous êtes un prestataire de services individuel, vous pouvez toujours ignorer entièrement la location d’un espace de bureau et déplacez vos appels en ligne. Votre bureau à domicile, votre table de cuisine ou même le garage de votre ami feront très bien l’affaire, à la rigueur.

Essayez de mettre en œuvre chacune de ces stratégies une semaine pour réduire les coûts. Par conséquent, vous constaterez un énorme changement dans la rentabilité de votre entreprise.